I. NGUYÊN TẮC ĐẦU TIÊN: CHI PHÍ KẾ TOÁN KHÔNG PHẢI LÚC NÀO CŨNG LÀ CHI PHÍ THUẾ
Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, về nguyên tắc doanh nghiệp được tính chi phí khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng các điều kiện về:
- Khoản chi thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh;
- Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định;
- Đáp ứng yêu cầu về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp thuộc diện phải thanh toán không dùng tiền mặt.
Do đó, kế toán không nên chỉ kiểm tra:
“Có hóa đơn chưa?”
mà cần kiểm tra theo chuỗi:
Có phát sinh thực tế → Có phục vụ SXKD → Có hồ sơ chứng minh → Có hóa đơn/chứng từ → Có thanh toán đúng quy định → Có thuộc trường hợp bị loại theo Điều 10 hay không.
Đây mới là cách kiểm tra chi phí theo hướng an toàn.
II. 23 NHÓM KHOẢN CHI KHÔNG ĐƯỢC TRỪ CẦN LƯU Ý
1. Khoản chi không đáp ứng điều kiện chung
Đây là nhóm có phạm vi rộng nhất.
Các khoản chi không đáp ứng đầy đủ điều kiện của Điều 9 thì không được tính vào chi phí được trừ.
Ví dụ:
- Chi không phục vụ hoạt động kinh doanh;
- Không có hồ sơ chứng minh;
- Chứng từ không hợp pháp;
- Thanh toán không đáp ứng điều kiện;
- Hồ sơ không đủ căn cứ chứng minh khoản chi thực tế phát sinh.
Góc nhìn của VERION: Đây là “hàng rào đầu tiên” mà kế toán phải kiểm tra trước khi đi vào từng loại chi phí cụ thể.
2. Tiền phạt do vi phạm hành chính
Các khoản phạt do vi phạm hành chính không được tính vào chi phí được trừ.
Có thể gặp như:
- Phạt vi phạm giao thông;
- Phạt vi phạm đăng ký kinh doanh;
- Phạt vi phạm quy định về kế toán;
- Phạt vi phạm pháp luật về thuế;
- Tiền chậm nộp thuế;
- Các khoản phạt hành chính khác.
Quy định này được nêu tại khoản 2 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.
Lưu ý: Không nên đánh đồng mọi khoản “phạt” với nhau. Khi xử lý thực tế cần xác định bản chất khoản tiền là phạt hành chính, phạt hợp đồng hay bồi thường.
3. Khoản chi đã được nguồn khác bù đắp
Không được tiếp tục tính vào chi phí được trừ đối với khoản chi đã được bù đắp bằng nguồn kinh phí khác hoặc đã sử dụng từ các quỹ thuộc trường hợp quy định.
Điểm cần kiểm tra là nguồn hình thành khoản chi.
Nếu một khoản đã được tài trợ hoặc đã được sử dụng từ nguồn/quỹ theo quy định thì doanh nghiệp không thể đồng thời đưa chính khoản đó vào chi phí được trừ để giảm thu nhập chịu thuế.
4. Chi phí vượt mức khống chế theo quy định
Một số khoản chi không bị loại toàn bộ.
Phần nằm trong giới hạn được phép có thể được xem xét; phần vượt mức mới bị loại.
Nhóm này liên quan đến một số khoản như:
- Chi phí quản lý của doanh nghiệp nước ngoài phân bổ cho cơ sở thường trú;
- Một số chi phí quản lý đặc thù;
- Chi phí phúc lợi cho người lao động;
- Một số khoản bảo hiểm và chi phí đặc thù khác.
Trong đó, khoản phúc lợi trực tiếp cho người lao động được giới hạn ở mức không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế theo quy định hiện hành.
Sai lầm thường gặp: thấy khoản chi “vượt mức” rồi loại toàn bộ.
Thực tế cần tách:
Phần được phép tính chi phí + phần vượt mức phải loại.
5. Trích lập dự phòng không đúng quy định
Các khoản dự phòng nếu không được trích lập và sử dụng đúng quy định có thể bị loại.
Nhóm này bao gồm các khoản dự phòng như:
- Giảm giá hàng tồn kho;
- Tổn thất đầu tư tài chính;
- Nợ phải thu khó đòi;
- Bảo hành sản phẩm, hàng hóa, công trình;
- Rủi ro nghề nghiệp đối với một số doanh nghiệp chuyên ngành.
Kế toán cần đặc biệt kiểm tra: hồ sơ xác định đối tượng dự phòng, căn cứ tính mức dự phòng và việc sử dụng/hoàn nhập dự phòng.
6. Khấu hao tài sản cố định không đáp ứng điều kiện
Không phải cứ tài sản đã ghi nhận là TSCĐ thì toàn bộ khấu hao đều được tính vào chi phí thuế.
Các trường hợp cần kiểm tra gồm:
- TSCĐ không phục vụ hoạt động SXKD;
- Không đủ hồ sơ chứng minh quyền sở hữu/quyền sử dụng;
- Không được theo dõi, hạch toán theo quy định;
- Khấu hao không đúng quy định;
- Tài sản đã khấu hao hết nhưng vẫn tiếp tục trích;
- Các trường hợp khác thuộc diện không được trừ.
Đặc biệt: kế toán cần tách riêng vấn đề “được ghi nhận trên sổ kế toán” và “được tính vào chi phí thuế”.
7. Chi phí trích trước nhưng không thực hiện đúng
Doanh nghiệp có thể phát sinh các khoản chi phí phải trích trước theo kỳ hạn hoặc chu kỳ.
Tuy nhiên, đến thời điểm kết thúc kỳ hạn mà khoản chi:
- Chưa thực tế phát sinh;
- Hoặc phát sinh nhưng không hết số đã trích;
- Hoặc xử lý không đúng quy định;
thì phần tương ứng có thể bị loại khi xác định thu nhập chịu thuế.
8. Chi phí tiền lương và các khoản chi cho người lao động không đủ điều kiện
Đây là một trong những nhóm rủi ro cao nhất đối với doanh nghiệp.
Các tình huống cần đặc biệt kiểm tra:
- Đã hạch toán nhưng thực tế chưa chi;
- Không có chứng từ thanh toán;
- Tiền lương, tiền công không được quy định rõ;
- Chi không đúng đối tượng;
- Tiền lương của một số chủ doanh nghiệp thuộc trường hợp pháp luật quy định không được trừ;
- Chi trang phục vượt mức;
- Một số khoản phụ cấp, phúc lợi không đáp ứng điều kiện.
Đặc biệt lưu ý về thanh toán tiền lương từ 5 triệu đồng
Đây là điểm mà kế toán cần cập nhật ngay.
Theo hướng dẫn của Bộ Tài chính, đối với khoản thanh toán tiền lương, tiền công từng lần từ 5 triệu đồng trở lên, kể từ khi Nghị định 320/2025/NĐ-CP có hiệu lực, để được tính vào chi phí được trừ cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định liên quan.
Điều này không có nghĩa pháp luật lao động “cấm” doanh nghiệp trả lương bằng tiền mặt; vấn đề ở đây là điều kiện để khoản chi được chấp nhận khi tính thuế TNDN.
Đây là hai vấn đề pháp lý cần phân biệt.
9. Lãi vay tương ứng với phần vốn chưa góp đủ
Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khi:
Vốn điều lệ đã đăng ký nhưng thành viên/chủ sở hữu chưa góp đủ theo tiến độ, trong khi doanh nghiệp lại phát sinh khoản vay và chi phí lãi vay.
Phần lãi vay tương ứng với phần vốn còn thiếu theo trường hợp quy định có thể không được tính vào chi phí được trừ.
Ngoài ra, một số khoản lãi vay trong giai đoạn đầu tư nếu đã được vốn hóa vào giá trị tài sản/công trình thì không được tiếp tục tính trùng vào chi phí trong kỳ.
Đây là khoản cần kiểm tra ngay khi doanh nghiệp vừa thành lập hoặc tăng vốn.
10. Lãi vay vượt mức theo quy định của Bộ luật Dân sự
Đối với khoản vay phục vụ SXKD từ đối tượng không phải tổ chức tín dụng, phần chi phí lãi vay vượt mức theo quy định của pháp luật dân sự thuộc trường hợp bị loại.
Do đó, kế toán không nên chỉ dựa vào hợp đồng vay mà phải kiểm tra:
Lãi suất hợp đồng → đối tượng cho vay → thời điểm vay → quy định pháp luật tại thời điểm phát sinh.
11. Chi phí đặc thù trong hoạt động dầu khí
Đối với hoạt động dầu khí, pháp luật có cơ chế kiểm soát riêng về tỷ lệ chi phí được phép thu hồi.
Nếu khoản chi vượt giới hạn theo hợp đồng dầu khí hoặc quy định pháp luật tương ứng thì phần vượt có thể không được tính vào chi phí được trừ.
Đây là nhóm đặc thù, không phải doanh nghiệp thông thường đều phát sinh.
12. Một số loại thuế và khoản nộp không được tính vào chi phí
Nhóm này bao gồm nhiều trường hợp kế toán rất dễ nhầm lẫn.
Ví dụ:
- Thuế GTGT đầu vào đã được khấu trừ;
- Thuế GTGT đã được hoàn;
- Thuế TNDN của doanh nghiệp;
- Tiền chậm nộp thuế;
- Một số trường hợp thuế TNCN;
- Phần thuế GTGT thuộc trường hợp pháp luật quy định không được tính.
Tuy nhiên, không nên hiểu đơn giản rằng “mọi khoản thuế đều không được tính chi phí”.
Có những trường hợp thuế thực tế là một bộ phận của chi phí được trừ tùy theo bản chất và phương pháp thuế áp dụng.
13. Khoản đóng góp, hội phí không đúng giới hạn
Các khoản đóng góp hình thành chi phí quản lý cấp trên hoặc khoản đóng góp vào hội thuộc trường hợp pháp luật quy định nhưng vượt mức cho phép có thể bị loại phần vượt.
Kế toán cần lưu:
- Quyết định/điều lệ của tổ chức;
- Chứng từ thu;
- Căn cứ xác định mức đóng;
- Chứng từ thanh toán.
14. Tiền điện, tiền nước tại địa điểm thuê không đủ hồ sơ
Đây là vấn đề rất thường gặp ở doanh nghiệp thuê:
- Văn phòng;
- Nhà xưởng;
- Cửa hàng;
- Kho;
- Địa điểm kinh doanh.
Nếu hợp đồng điện, nước đứng tên chủ nhà hoặc bên cho thuê thì doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ điều kiện hồ sơ để đưa khoản chi vào chi phí.
Không nên chỉ lưu hóa đơn tiền điện/nước mà bỏ qua hợp đồng thuê và hồ sơ liên quan.
Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định riêng về nhóm chi phí này.
15. Chi phí thuê tài sản phân bổ không đúng
Trường hợp doanh nghiệp trả tiền thuê tài sản trước cho nhiều năm, chi phí phải được phân bổ phù hợp theo thời gian thuê.
Không được đưa toàn bộ khoản tiền trả trước vào chi phí của một kỳ nếu thuộc trường hợp phải phân bổ.
Nguyên tắc cần nhớ:
Trả tiền trước ≠ được ghi nhận toàn bộ vào chi phí thuế ngay.
16. Lỗ chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại cuối kỳ
Không phải mọi khoản lỗ tỷ giá đều được đưa vào chi phí được trừ.
Đặc biệt cần phân biệt:
- Tiền mặt;
- Tiền gửi;
- Tiền đang chuyển;
- Khoản phải thu;
- Khoản phải trả;
có gốc ngoại tệ tại thời điểm cuối kỳ.
Nghị định 320 quy định riêng về khoản lỗ chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ.
17. Chi tài trợ, từ thiện không đúng đối tượng
Không phải khoản tài trợ nào cũng được tính vào chi phí thuế.
Các khoản tài trợ, ủng hộ phải thuộc đúng đối tượng, đúng mục đích và có đủ hồ sơ theo quy định.
Một khoản doanh nghiệp gọi là “từ thiện” trên thực tế chưa chắc đã đáp ứng điều kiện để được trừ khi tính thuế TNDN.
18. Chi đầu tư xây dựng cơ bản trong giai đoạn hình thành tài sản
Khoản chi phục vụ quá trình đầu tư xây dựng để hình thành TSCĐ không phải cứ phát sinh là đưa ngay vào chi phí trong kỳ.
Về bản chất, các khoản này có thể phải:
Tập hợp → vốn hóa → hình thành nguyên giá tài sản → phân bổ/khấu hao theo quy định.
Do đó, kế toán cần phân biệt rất rõ:
Chi phí SXKD trong kỳ và chi phí đầu tư hình thành tài sản.
19. Chi phí liên quan đến vốn chủ sở hữu
Các khoản chi trực tiếp liên quan đến:
- Phát hành cổ phiếu;
- Cổ tức;
- Mua cổ phiếu quỹ;
- Mua lại cổ phiếu của chính doanh nghiệp;
- Tăng, giảm vốn chủ sở hữu;
thuộc nhóm cần loại khỏi chi phí được trừ theo quy định.
20. Tiền cấp quyền khai thác khoáng sản vượt quy định
Đối với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực khai thác khoáng sản, cần đặc biệt lưu ý khoản tiền cấp quyền khai thác.
Phần tiền cấp quyền vượt mức phải nộp hằng năm theo quy định của pháp luật về khoáng sản thuộc trường hợp không được tính vào chi phí được trừ.
Đây là nội dung rất đáng chú ý đối với doanh nghiệp khai thác khoáng sản, bởi việc xác định chi phí thuế phải gắn với hồ sơ pháp lý của dự án và nghĩa vụ tài chính về khoáng sản.
21. Chi phí vượt quy định trong một số ngành nghề đặc thù
Một số ngành có cơ chế quản lý và giới hạn chi phí riêng, chẳng hạn:
- Ngân hàng;
- Bảo hiểm;
- Xổ số;
- Chứng khoán;
- BT, BOT, BTO;
- Một số hoạt động kinh doanh đặc thù.
Nếu khoản chi không đúng hoặc vượt mức do cơ quan có thẩm quyền quy định thì phần tương ứng có thể không được trừ.
22. Khoản chi không tương ứng với doanh thu tính thuế
Đây là một nguyên tắc quan trọng mà kế toán cần đặc biệt quan tâm.
Không phải mọi khoản chi phát sinh đều mặc nhiên được chấp nhận nếu không có sự phù hợp với hoạt động tạo ra doanh thu chịu thuế, trừ những trường hợp pháp luật quy định riêng.
Vì vậy, khi rà soát chi phí cuối năm, kế toán nên đặt câu hỏi:
Khoản chi này phục vụ hoạt động nào của doanh nghiệp?
và:
Hồ sơ nào chứng minh mối liên hệ giữa khoản chi với hoạt động kinh doanh?
23. Khoản chi vi phạm điều kiện của pháp luật chuyên ngành
Đây là nhóm cuối cùng nhưng không nên xem nhẹ.
Một khoản chi có thể có:
- Hóa đơn;
- Hợp đồng;
- Chứng từ thanh toán;
nhưng vẫn có nguy cơ bị loại nếu nội dung chi vi phạm quy định chuyên ngành.
Ví dụ được Nghị định 320 đề cập:
- Chi làm thêm giờ vượt giới hạn của pháp luật lao động;
- Chi quảng cáo sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ bị cấm quảng cáo;
- Quảng cáo thuộc trường hợp phải đăng ký nhưng không thực hiện đúng quy định;
- Chi phục vụ hoạt động SXKD không đúng hoặc vượt mức theo pháp luật chuyên ngành.
Đây là lý do kế toán doanh nghiệp hiện nay không thể chỉ kiểm tra hóa đơn và phiếu chi mà phải kiểm tra cả tính pháp lý của hoạt động làm phát sinh khoản chi.
III. 5 CÂU HỎI VERION KHUYẾN NGHỊ KẾ TOÁN DÙNG KHI DUYỆT CHI PHÍ
Trước khi đưa một khoản chi vào chi phí được trừ, kế toán có thể sử dụng mô hình kiểm tra 5 câu hỏi:
01. Khoản chi có thực tế phát sinh không?
Có hợp đồng, biên bản, hồ sơ nghiệm thu, bảng kê, chứng từ chứng minh?
02. Khoản chi có phục vụ hoạt động kinh doanh không?
Nếu bị hỏi:
“Tại sao doanh nghiệp phải chi khoản tiền này?”
kế toán có thể giải thích bằng hồ sơ hay không?
03. Hồ sơ chứng từ đã đầy đủ chưa?
Không chỉ kiểm tra hóa đơn mà phải kiểm tra toàn bộ chuỗi hồ sơ.
04. Phương thức thanh toán có đúng không?
Đặc biệt đối với khoản thanh toán thuộc diện phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Từ ngày Nghị định 320/2025/NĐ-CP có hiệu lực, ngưỡng 5 triệu đồng/lần là một mốc kế toán cần đặc biệt lưu ý.
05. Khoản chi có thuộc 23 nhóm bị loại không?
Nếu câu trả lời là Có, phải xác định:
Loại toàn bộ hay chỉ loại phần vượt/ phần không đáp ứng điều kiện.
Đây là điểm rất quan trọng.
IV. VERION KHUYẾN NGHỊ: ĐỪNG ĐỢI ĐẾN QUYẾT TOÁN MỚI RÀ SOÁT CHI PHÍ
Một trong những sai lầm phổ biến của doanh nghiệp là:
Hạch toán cả năm → cuối năm mới kiểm tra → đến khi quyết toán mới phát hiện hàng loạt khoản chi không đủ hồ sơ.
Cách làm an toàn hơn là kiểm soát ngay từ thời điểm phát sinh.
VERION đề xuất doanh nghiệp xây dựng quy trình:
PHÁT SINH CHI PHÍ
↓
KIỂM TRA HỒ SƠ
↓
KIỂM TRA TÍNH LIÊN QUAN SXKD
↓
KIỂM TRA HÓA ĐƠN – CHỨNG TỪ
↓
KIỂM TRA THANH TOÁN
↓
KIỂM TRA ĐIỀU 10 NĐ 320/2025
↓
HẠCH TOÁN
↓
RÀ SOÁT THUẾ ĐỊNH KỲ
Cách này giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng “sổ kế toán đúng nhưng chi phí thuế lại bị loại”.
V. MỘT LƯU Ý QUAN TRỌNG: “KHÔNG ĐƯỢC TRỪ” KHÔNG CÓ NGHĨA “KHÔNG ĐƯỢC HẠCH TOÁN”
Đây là điểm rất nhiều chủ doanh nghiệp và kế toán mới dễ nhầm.
Ví dụ:
Doanh nghiệp phát sinh một khoản phạt vi phạm hành chính 10 triệu đồng.
Khoản này có thể được ghi nhận trên sổ kế toán theo bản chất nghiệp vụ, nhưng khi quyết toán TNDN, khoản phạt thuộc trường hợp không được trừ thì phải điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế tương ứng.
Do đó cần phân biệt:
Kế toán ghi nhận ≠ Thuế chấp nhận là chi phí được trừ.
Đây chính là lý do doanh nghiệp cần thực hiện bước đối chiếu giữa kế toán và thuế trước khi lập quyết toán TNDN.
VI. VERION KẾT LUẬN
23 nhóm khoản chi tại Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP không nên được nhìn đơn giản như một “danh sách các khoản bị cấm”.
Điều quan trọng hơn là doanh nghiệp phải hiểu bản chất của từng khoản chi, điều kiện để được trừ và hồ sơ chứng minh.
Một hệ thống kế toán tốt không chỉ trả lời được:
“Khoản này hạch toán vào tài khoản nào?”
mà còn phải trả lời được:
“Khoản này có được chấp nhận khi quyết toán thuế TNDN không?”
Đối với doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ và vừa, việc kiểm soát chi phí ngay từ đầu thường hiệu quả hơn rất nhiều so với việc chờ đến cuối năm mới xử lý.
VERION – Kế toán, Thuế và Đồng hành cùng doanh nghiệp.
Căn cứ pháp lý chính
- Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15;
- Nghị định số 320/2025/NĐ-CP ngày 15/12/2025 của Chính phủ;
- Nghị định số 181/2025/NĐ-CP ngày 01/7/2025 về thuế GTGT;
- Các văn bản pháp luật chuyên ngành có liên quan.
Nghị định 320/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 15/12/2025 và áp dụng từ kỳ tính thuế TNDN năm 2025; riêng quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt tại điểm c khoản 1 Điều 9 được áp dụng từ ngày Nghị định có hiệu lực.
